Weryfikacja klienta i e-podpis umowy czarterowej

Wydajesz komuś łódź wartą kilkaset tysięcy złotych. Zanim to zrobisz, chcesz wiedzieć, kto ją bierze, mieć podpisaną umowę i udokumentowany stan jednostki. Robienie tego na papierze przy kei jest wolne, łatwo tu o luki, a w sezonie kolejka rośnie. W tym przewodniku pokazujemy, jak przenieść weryfikację klienta, e-podpis umowy i protokół zdawczo-odbiorczy do jednego procesu online, tak żeby było i szybciej, i bezpieczniej, i zgodnie z RODO.

Dlaczego weryfikacja to nie formalność

Weryfikacja najemcy chroni operatora na kilku poziomach naraz. Po pierwsze, potwierdza tożsamość osoby, która realnie odbiera jednostkę, i zgodność jej danych z rezerwacją. Po drugie, przy jednostkach wymagających uprawnień pozwala sprawdzić patent. Po trzecie, daje podstawę do egzekwowania umowy i rozliczenia kaucji, jeśli coś pójdzie nie tak. Bez tego zostajesz z ustną obietnicą i zdjęciem dowodu w telefonie.

Problem w tym, że ręczna weryfikacja rozjeżdża się z tempem rezerwacji online. Klient rezerwuje i płaci w kilka minut, a potem czeka na maile z umową do wydrukowania i skan dokumentów. Im więcej kroków poza systemem, tym więcej porzuconych rezerwacji i pracy administracyjnej.

E-podpis umowy czarterowej

Umowę czarterową można dziś podpisać w całości online. Klient dostaje dokument z warunkami, zakresem odpowiedzialności i zasadami kaucji, akceptuje go elektronicznie, a operator ma podpisaną wersję przypiętą do rezerwacji. Znika drukarka, znika skanowanie i znika ryzyko, że ktoś wypłynie bez podpisanej umowy, bo akurat była kolejka.

E-podpis skraca też drogę od rezerwacji do rejsu. Zamiast wymieniać maile, prowadzisz klienta przez jeden przepływ: rezerwacja, płatność, weryfikacja, podpis, odbiór. To jest dokładnie ten rodzaj automatyzacji, który stoi za obietnicą nawet o 70 procent mniej czasu na administrację, którą pokazujemy na stronie Portivo jako obietnicę produktu.

Protokół zdawczo-odbiorczy

Weryfikacja i podpis to wejście, a protokół zdawczo-odbiorczy to domknięcie. Przy odbiorze i przy zwrocie dokumentujesz stan jednostki: uszkodzenia, poziom paliwa, wyposażenie. Ten sam protokół jest podstawą rozliczenia kaucji, więc jeśli pobierasz kaucję czarterową, warto trzymać ją w tym samym rekordzie co protokół. Wtedy każde potrącenie ma dokumentację, a nie jest kwestią słowa przeciwko słowu.

W Portivo protokoły to jeden z sześciu modułów systemu, obok rezerwacji, płatności, ofertowania, strony i marketingu. Dzięki temu historia jednostki, podpisana umowa i stan przy odbiorze są częścią tej samej rezerwacji, a nie luźnymi plikami w skrzynce mailowej.

RODO i zgodność

Weryfikacja klienta oznacza przetwarzanie danych osobowych, więc musi być zgodna z RODO. W praktyce chodzi o zbieranie tylko tych danych, które są potrzebne, o jasną podstawę i o bezpieczne przechowywanie zamiast zdjęć dowodów rozsianych po prywatnych telefonach pracowników. Proces online z jednym miejscem na dokumenty jest tu łatwiejszy do ogarnięcia niż papier i mail. O tym, jak łączą się tu obowiązki wobec KSeF i RODO, piszemy szerzej w tekście KSeF i RODO w firmie czarterowej.

Jak to poukładać w praktyce

Zacznij od tego, żeby weryfikacja i podpis działy się zaraz po płatności, a nie dzień przed rejsem w pośpiechu. Klient, który właśnie zapłacił, jest najbardziej skłonny domknąć formalności. Dalej trzymaj umowę, dane i protokół w jednym miejscu przypiętym do rezerwacji, żeby każdy pracownik widział ten sam stan. Na końcu połącz to z polityką płatności, bo terminy dopłat i zwrot kaucji zależą właśnie od tego, czy odbiór został poprawnie udokumentowany.

Jeśli dopiero układasz cały proces operacyjny floty, zacznij od przewodnika zarządzanie flotą czarterową, a szczegóły odbioru i historii jednostki znajdziesz na stronie protokoły zdawczo-odbiorcze.

Najczęstsze pytania

Czy umowę czarterową można podpisać online?

Tak. Umowę można udostępnić klientowi elektronicznie i zebrać jego akceptację online, a podpisaną wersję przypiąć do rezerwacji. Nie trzeba drukować ani skanować dokumentów.

Po co weryfikować tożsamość najemcy?

Żeby mieć pewność, kto odbiera jednostkę, potwierdzić zgodność danych z rezerwacją i mieć podstawę do egzekwowania umowy oraz rozliczenia kaucji w razie szkody.

Czy weryfikacja klienta jest zgodna z RODO?

Może być, jeśli zbierasz tylko potrzebne dane, masz jasną podstawę i bezpiecznie je przechowujesz. Proces online z jednym miejscem na dokumenty jest tu łatwiejszy niż papier i prywatne telefony.

Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy?

To dokument stanu jednostki spisywany przy odbiorze i przy zwrocie. Jest podstawą rozliczenia kaucji i historii łodzi, więc chroni obie strony przed sporem o szkody.

Jak weryfikacja skraca czas obsługi?

Łączy rezerwację, płatność, podpis i protokół w jeden przepływ zamiast kilku osobnych kroków poza systemem. Mniej maili i klikania to szybszy odbiór i mniej pracy administracyjnej.

Chcesz weryfikować klientów i podpisywać umowy online, bez papieru przy kei? Zobacz cennik zależny od wielkości floty albo umów spotkanie.