Migracja z Excela do systemu rezerwacji: plan na jeden tydzień
Jak przenieść flotę, kalendarz, cennik i klientów z arkusza do systemu rezerwacji bez utraty danych i bez przestoju w sezonie. Plan krok po kroku.
Arkusz kalkulacyjny prowadzi całkiem sporo firm czarterowych i długo się sprawdza: jest darmowy, elastyczny i każdy go zna. Problem zaczyna się wtedy, gdy w sezonie dwie osoby wpisują rezerwacje jednocześnie, klient dzwoni o termin sprzed pół roku, a stawki weekendowe różnią się od tygodniowych na czterech zakładkach. Poniżej pokazujemy, co konkretnie przenosisz do systemu rezerwacji, w jakiej kolejności i jak zmieścić całą przeprowadzkę w jednym tygodniu.
Sygnały, że arkusz przestał wystarczać
Nie chodzi o wielkość floty, tylko o liczbę osób i kanałów dotykających tych samych danych. Arkusz przestaje działać, gdy:
- dwie osoby wpisują rezerwacje w tym samym czasie i jedna wersja pliku nadpisuje drugą,
- klient pyta o wolny termin, a odpowiedź wymaga sprawdzenia u kogoś innego,
- ktoś musi ręcznie pilnować, czy zaliczka wpłynęła i czy dopłata jest po terminie,
- ceny za weekend, tydzień i sezon wysoki żyją w osobnych zakładkach i różnią się od tego, co widzi klient,
- historia rezerwacji sprzed dwóch lat jest w pliku, którego nazwy nikt już nie pamięta.
Najdroższy z tych objawów to podwójna rezerwacja, bo kosztuje nie tylko zwrot, ale i reputację. Rozpisaliśmy ten problem osobno w tekście o tym, jak uniknąć podwójnych rezerwacji.
Co dokładnie przenosisz
Przeprowadzka to nie skopiowanie pliku. To rozłożenie arkusza na cztery zestawy danych, które w systemie żyją osobno i dopiero razem tworzą obraz firmy.
| Dane | Skąd je bierzesz | Na co uważać |
|---|---|---|
| Flota | Zakładka z listą jednostek, zdjęcia z dysku | Ujednolić nazwy, spisać wyposażenie i liczbę koi |
| Kalendarz | Grafik rezerwacji na bieżący i przyszły sezon | Przenieść też opcje i rezerwacje wstępne, nie tylko potwierdzone |
| Cennik | Zakładki ze stawkami, rabatami, dodatkami | Rozdzielić stawkę bazową, sezon i regułę minimalnej liczby dób |
| Klienci | Lista kontaktów, skrzynka mailowa | Powiązać kontakt z historią rezerwacji, nie wrzucać luźnych adresów |
Dokumenty jednostek, czyli rejestracja, polisa i przegląd, warto przenieść od razu razem z flotą. Po co, opisujemy w tekście o ubezpieczeniu jachtu czarterowego.
Tydzień na przeprowadzkę, dzień po dniu
Dzień 1 i 2: flota. Zakładasz kartę każdej jednostki, wgrywasz zdjęcia, wpisujesz wyposażenie, liczbę miejsc i dokumenty. To najżmudniejszy etap, ale robisz go raz i od niego zależy reszta, bo do jednostki podpina się kalendarz i cennik.
Dzień 3: cennik. Zamiast przepisywać tabelkę, rozbijasz ją na reguły: stawka bazowa, sezony, minimalna długość czarteru, rabaty. Dopiero taki cennik da się policzyć automatycznie przy rezerwacji. Jak układać stawki, żeby nie tracić na szczycie sezonu, pokazujemy w tekście o cenniku dynamicznym w czarterze.
Dzień 4: kalendarz. Wprowadzasz wszystkie rezerwacje od dziś do końca przyszłego sezonu, razem z opcjami i terminami dopłat. Historii sprzed lat nie przepisujesz, wystarczy zachować stary plik w archiwum.
Dzień 5: klienci i płatności. Kontakty wchodzą powiązane z rezerwacjami, a nie jako sama lista adresów. Włączasz metody płatności, z których chcesz korzystać: karta, BLIK, Przelewy24, przelew albo gotówka przy odbiorze.
Dzień 6: test na sucho. Przechodzisz całą ścieżkę jak klient: wybór terminu, wycena, zaliczka, potwierdzenie, dopłata. Sprawdzasz, czy kwoty się zgadzają i czy maile wychodzą z właściwymi treściami.
Dzień 7: przełączenie. Ustalasz datę, od której arkusz jest już tylko do odczytu, i informujesz zespół. Jedna data odcięcia jest ważniejsza niż idealnie przeniesione dane, bo dwa równoległe źródła prawdy to prosta droga do rozjazdu.
Nie prowadź arkusza i systemu równolegle "na wszelki wypadek". Po tygodniu okazuje się, że część rezerwacji jest tylko w jednym z nich, i wracasz do punktu wyjścia. Stary plik zostaw jako archiwum do odczytu.
Czego nie przenosić
Migracja to dobry moment, żeby zostawić za sobą kilka rzeczy: martwe kontakty bez zgody na kontakt marketingowy, jednostki wycofane z floty, rabaty przyznane kiedyś jednorazowo i nigdy nie zamknięte oraz stawki, których od dwóch sezonów nikt nie stosuje. Im mniej śmieci przeniesiesz, tym mniej wyjątków będziesz obsługiwać ręcznie przez kolejne lata.
Pierwszy tydzień po przełączeniu
Pierwsze dni to głównie oduczanie się starych odruchów. Zamiast wpisywać rezerwację ręcznie, sprawdzasz, czy przyszła ze strony. Zamiast pilnować dopłat w kalendarzu telefonu, patrzysz na listę rezerwacji z terminem. Zamiast wysyłać ten sam mail z instrukcją odbioru, sprawdzasz, czy wyszedł automatycznie.
Warto w tym tygodniu ustalić, kto za co odpowiada w nowym układzie, szczególnie jeśli w sezonie pracują osoby dochodzące. Podział ról bez chaosu rozpisaliśmy w tekście o zespole w firmie czarterowej. Cała reszta, czyli rezerwacje, płatności, ofertowanie, strona, marketing i protokoły, to sześć modułów, które w Portivo działają na tych samych danych, więc informacja wpisana raz jest widoczna wszędzie. Kalendarz floty i statusy rezerwacji obsługuje moduł Rezerwacje.
Ile to kosztuje
Koszt systemu zależy od wielkości floty i potwierdzamy go na spotkaniu, dlatego nie podajemy tu widełek: aktualne warunki znajdziesz na stronie cennika. Uczciwiej jest policzyć drugą stronę równania, czyli ile kosztuje jeden zgubiony termin w szczycie sezonu i ile godzin tygodniowo zjada ręczne pilnowanie dopłat. Jeśli chcesz przejść przez przeprowadzkę z kimś, kto robił to wcześniej, umów spotkanie: pokażemy, jak wygląda przeniesienie floty i kalendarza na Twoich danych.
Najczęstsze pytania
Czy migracja z Excela oznacza przerwę w przyjmowaniu rezerwacji?
Nie. Rezerwacje przyjmujesz normalnie, a do systemu wprowadzasz je na bieżąco od dnia, w którym zaczynasz przenosiny. Kluczowa jest jedna ustalona data, od której arkusz przestaje być źródłem prawdy.
Co zrobić z historią rezerwacji sprzed kilku lat?
Zostaw ją w archiwum. Do systemu przenieś rezerwacje bieżące i przyszłe oraz kontakty klientów, którzy realnie wracają. Stare arkusze trzymaj jako plik do odczytu, na wypadek pytań księgowości.
Czy trzeba przenosić wszystko naraz?
Nie, ale kolejność ma znaczenie: najpierw flota, potem cennik, potem kalendarz. Kalendarz bez kart jednostek i bez stawek nie policzy wyceny, więc odwrotna kolejność kończy się poprawianiem tych samych danych dwa razy.
Ile trwa nauka systemu w zespole?
Najwięcej czasu zajmuje nie obsługa, tylko zmiana nawyków. Osoba przyjmująca rezerwacje potrzebuje zwykle jednego dnia pracy na normalnym ruchu, żeby przestać sięgać po arkusz.
